BUSINESS WRITING: COME SCRIVERE E-MAIL EFFICACI EVITANDO DI FINIRE NEL CESTINO
In questo nuovo appuntamento, ci é stato chiesto di focalizzare la nostra attenzione sull’importanza di qualcosa che, ogni giorno di più, caratterizza la nostra comunicazione. Quante e-mail riceviamo e scriviamo giornalmente? Quante di queste rivestono importanza per la nostra attività professionale? Esistono delle tecniche per renderle attrattive per chi dovrà leggerle? Quanto é importante una specifica #Formazione? A queste e altre domande abbiamo cercato di dare una risposta in questo contributo.
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Partiamo da una immagine scontata. Di quelle che ripetiamo ogni giorno, tante e tante volte. Siamo seduti alla nostra scrivania. Davanti a noi la nostra tastiera, pronta per trasferire ogni nostro pensiero, ogni nostra comunicazione. Stiamo per scrivere una mail interlocutoria, di risposta ad una richiesta, di offerta di un servizio o di risposta ad una lamentela. Tutte uguali? Tutte potenzialmente in grado di sortire gli stessi effetti? Forse no.
Una priorità. Dovremmo imprimerci nella mente che, quando rispondiamo o scriviamo su tematiche delicate, di quelle che ci coinvolgono emotivamente, dobbiamo lasciare sedimentare quanto scritto. Rileggendo più volte. Aspettando ad inviare la e-mail il giorno successivo, quando saremo più lucidi e meno coinvolti. Fatalmente, depenneremo le espressioni più pericolose. Quelle in grado di mettere in pericolo una relazione, magari in essere da tanto tempo o, altrettanto importante, relativa ad un cliente che non vogliamo perdere.
Anzitutto scriviamo con un approccio “reader focused”, cioé incentrato su chi leggerà la nostra mail. Ecco il primo obiettivo. Porre il destinatario al centro della nostra attenzione. Coinvolgendolo e stimolandolo sin dall’individuazione dell’oggetto. Utilizziamo il metodo CRG (Calibrazione, Ricalco e Guida) se siamo noi a rispondere. Ricalchiamo alcune espressioni scritte, alcune forme verbali e quelle Dominanze Sensoriali che ci indicano quale sistema rappresentazionale utilizza la nostra controparte.
La mail si compone di 3 parti: apertura, corpo centrale e conclusione. L’apertura dovrà conquistare il lettore sin da subito, tramite una citazione o una informazione incisiva. Il corpo centrale dovrà evidenziare gli obiettivi che ci poniamo e i vantaggi conseguenti per il nostro lettore. La conclusione dovrà contenere quella che in gergo viene chiamata “call to action”. Un deciso invito ad agire, rispondendoci, aderendo a quanto proposto o semplicemente contattandoci.
Fondamentale la struttura. Paragrafi e frasi brevi, con poche subordinate. Verbi al presente indicativo, curando il ritmo el’intensità del linguaggio. Distanziamo i paragrafi, evitando di rendere la pagina troppo fitta e pesante.
Ispiriamoci alla teoria della “lettura ad S” di Siegfried Vögele. Venti fatidici secondi in cui la “S” descrive il movimento dello sguardo nello scorrere rapidamente la lettera. Anzitutto in alto per riconoscere il mittente, poi sull’indirizzo e sull’oggetto; poi uno sguardo veloce al testo, quindi la firma e l’eventuale post scriptum. Da quì la decisione di approfondire o…cestinare.
Quali le mail a più alto rischio?
In primis mail che comunicano cattive notizie. Quelle bad news che necessitano l’applicazione della “tecnica del sandwich”. La ratio: porre nella parte centrale la notizia difficile da comunicare. Apertura e chiusura depisteranno l’attenzione fornendo un effetto cuscinetto.
Secondariamente, le mail di scuse. Disponibilità e sincerità saranno le carte che ci consentiranno di mantenere una relazione, perché percepiti come leali. Non di rado consolidandola.
Strategicamente importante é poi lo scrivere una lettera di candidatura che accompagna il nostro curriculum vitae. L’obiettivo: attirare l’attenzione, suscitando un’impressione positiva e un interesse a conoscerci, fissandoci quel tanto atteso appuntamento.
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Sempre più sovente ci viene fatta richiesta di attivare nuovi corsi di #Formazione per approfondire queste tematiche. Corsi dedicati, one-to-one, per piccoli gruppi o team aziendali. Teoria ed esercitazioni per acquisire quella competenza che ci consenta di raggiungere gli obiettivi che ci prefiggiamo. Scrivendo e-mail realmente coinvolgenti ed efficaci.
