COME RENDERE EFFICACE E PRODUTTIVA UNA VIDEO RIUNIONE
Potremmo aprire questa nostra riflessione con alcune domande e altrettante risposte banali e scontate, di quelle che farebbero onore a Monsieur de La Palice che, per tradizione consolidata, diceva ovvietà ampiamente scontate.
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Siamo consapevoli di quanto è cambiato il nostro modo di comunicare? In seguito a questi cambiamenti, vi sono differenti regole da applicare alla nostra comunicazione? Possiamo applicare tecniche che migliorino l’efficacia di una riunione virtuale?
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Una distinzione è d’obbligo. Se parliamo di una comunicazione personale, di rapporti interpersonali in ambito di contesti extra la lavorativi, potremmo fare molte considerazioni. In questa sede desideriamo però definire alcuni punti strategici legati ad una comunicazione professionale, quella che utilizziamo oggi, non più in presenza ma tramite le tante riunioni virtuali mediate dal nostro inseparabile computer portatile.
In un recente articolo apparso sulla blasonata Harvard Business Review, in primis si è focalizzato l’obiettivo sulla reale necessità, nonché sui pericoli latenti, di organizzare un eccesso di riunioni online. In questo contesto i ricercatori di Harvard hanno esaminato come vi sia anzitutto un eccesso di riunioni online, salite di circa il 13% rispetto al periodo ante Covid. Di pari passo, viene rilevato che, anche il numero di partecipanti alle riunioni è salito del 13,5%.
Come diretta conseguenza, si è assistito ad una reale esplosione dell’utilizzo delle piattaforme che consentono di organizzare e gestire riunioni online, prima fra tutte Zoom. A titolo esplicativo, riportiamo una recente classifica delle 10 piattaforme più utilizzate:
1. Demio 2. Webinar Ninja 3. JetWebinar 4. GoToWebinar 5.WebEx
6. GetResponse 7. Livestream 8. Webinars Onair 9. Zoom. 10. Google Meet
Non vi è dubbio che la “necessità di incontrarsi” online sia anche dovuta ad un meccanismo psicologico che tende a voler rompere questo forzato isolamento a cui ci stiamo abituando con fatica. Quello che dovremmo considerare è anche che, con buona probabilità, questa nuova modalità di lavoro, verrà ulteriormente metabolizzata e diventerà, negli anni a venire, un metodo sempre più utilizzato. In questa logica, stiamo anche comprendendo come e quanto lo smart working ci consenta di gestire la nostra vita in modo diverso, risparmiando tempo nei trasferimenti, nelle code e, certamente, anche in stress e stanchezza fisica. Non di meno, stiamo imparando a lavorare all’interno della nostra “Confort Zone“, rappresentata dal nostro studio, dalla nostra stanza in mansarda o da quell’angolo di casa che tanto amiamo.
Un dato di fatto. Un cambiamento epocale. Forse ci stiamo abituando, ma questa nuova modalità di gestire meeting e riunioni di lavoro ci ha esposto ad un nuovo e rivoluzionato modo di comunicare. Avevate mai visto prima d’ora un professionista, un manager, un dirigente ospedaliero, uno scienziato o, più semplicemente, uno di noi, inserito nella sua mansarda dove si intravvedono oggetti personali, magari in disordine, oppure si sentono rumori provenienti dai figli che corrono o dall’amato cane che abbaia per un rumore improvviso?
Caso che ci è stato raccontato dal protagonista pochi giorni fa, primario chirurgo in un ospedale svizzero, è che, durante i briefing mattutini con il suo staff in periodo di lockdown, ancora assonnato indossa una Lacoste rimanendo nature dalla cintura in giù. Ovvia la raccomandazione di evitare, per sbaglio, di alzarsi! E così potremmo dire di inaspettati passaggi di familiari durante un collegamento ufficiale….
Tornando alla ricerca dell’Harvard Buiness Review, viene evidenziato come, dagli anni sessanta a oggi, si sia passati dalle dieci ad oltre ventitré ore di riunione alla settimana. Molti dei manager interpellati hanno evidenziato come l’eccesso di riunioni porti via troppo tempo al proprio lavoro, si concretizzi in riunioni improduttive e, non marginale, tendano a deprimere quello che viene chiamato “deep thinking“, cioè il pensiero profondo. Per semplificare, il pensiero profondo è quello che ci concediamo quando, seduti alla nostra scrivania, soli ed in silenzio, esaminiamo un situazione cercando di farci venire idee, valutando alternative e relative possibili soluzioni. Non dimentichiamolo. Questi sono momenti preziosi, che ci consentono di trovare equilibrio e chiarezza nelle scelte da affrontare. Si, perché avremo la possibilità di stare con il nostro migliore consigliere…noi stessi!
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Ma quando serve veramente organizzare una riunione?
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Obiettivi. Per definizione, una riunione serve per prendere decisioni. A questo obiettivo si arriva tramite un confronto dei partecipanti, fornendosi reciprocamente delle idee, confrontandosi, esprimendo orientamenti e, nei dovuti modi che le strategie di comunicazione ci consentono, anche di formulare dubbi, perplessità e critiche. Ogni argomentazione intavolata deve essere pertinente, evitando di divagare su tematiche che allungano i tempi e riducono l’efficacia dell’incontro. Anche quando siamo in modalità online, le regole non cambiano. del prossimo weekend in montagna o della nostra nuova macchina appena ritirata, ne parleremo poi davanti ad un buon caffè!
Pericoli in agguato. Nemici di una produttiva riunione sono i cosiddetti “comportamenti disfunzionali“. Anzitutto il protagonismo di alcuni partecipanti che, fatalmente, si appropriano della scena recitando un copione ampiamente noto e mettendo in soggezione partecipanti particolarmente timidi e introversi. Teniamo presente che, anche nelle riunioni virtuali, al pari di quanto avviene in presenza, le persone schive e timide si collocheranno a margine della discussione. Se non coinvolte dall’organizzatore, non potranno dare un contributo molto spesso di valore e produttivo per ulteriori approfondimenti.
In secondo luogo, le critiche distruttive e fine a stesse, magari accompagnate da eccessiva presunzione e poco rispetto degli altri partecipanti. Se il termine “brainstorming” ha un senso, questo è nel permettere ad ognuno di esprimere le proprie idee e le relative logiche che le ispirano. Solo così è possibile creare quel valore aggiunto che più teste pensanti possono dare alla soluzione di un problema.
La durata. Molte le teorie che sconsigliano riunioni troppo lunghe. Anzitutto per una fisiologica caduta dell’attenzione dopo un certo tempo. Soglia che si abbassa ulteriormente se a parlare sono sempre gli stessi. Magari con quel meraviglioso induttore del sonno che si chiama “monotonia“. Tanto più brevi sono le riunioni, tanto più sono incisive e produttive. Ovvio dire che, la brevità deve essere integrata con la possibilità di esaminare le tematiche con il tempo necessario per giungere a quelle decisioni per le quali ci si è riuniti.
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Quindi, la raccomandazione per definire la durata di una riunione online è quella di prevedere interventi mirati, incisivi ed evitando il facile protagonismo dei più edonisti.
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Il numero ottimale. Spesso ci viene chiesto se vi sia un numero perfetto per una riunione. Certamente ne esiste uno che assicura il rispetto di quanto detto sopra. E’ la cosiddetta “Rule of Seven“, la regola del sette. Essa ci dice che la performance migliore la possiamo ottenere quando, anche in una riunione online, partecipano sette persone. Ogni partecipante in più sacrificherà un 10% di efficacia, sino ad arrivare al disastro quando vi siano diciassette persone o più. Inoltre, questa regola implicitamente richiama ad un principio più generale. Far partecipare ad una riunione quelle figure che per conoscenza della materia, esperienza, ruolo ricoperto, specializzazione, strategicità…..sono figure chiave per giungere ad una soluzione del caso.
Il moderatore. Al pari di quanto avviene quando siamo seduti in una sala riunioni, anche online è necessaria la figura di chi si prende l’onere di condurre la riunione. Ovvio dire che, oltre alla conoscenza di quanto all’ordine del giorno, il moderatore dovrebbe essere un “buon comunicatore“. Saper introdurre in modo chiaro ed efficace, con una capacità di coinvolgere e tenere alta l’attenzione, dando la possibilità ad ogni partecipante di esporre la propria idea, invitando al rispetto dei tempi e di quella deontologia che non oltrepassa mai le regole di cortesia e rispetto reciproco.
Un’ultima cosa. In video la nostra persona si riduce al solo viso e poco altro. Cerchiamo, allora, di attingere il più possibile da quelle tre fondamentali aree della comunicazione: Verbale, Paraverbale e Non verbale. Un giusto mix ci consentirà, anche in video, di essere in grado di catturare l’attenzione dei nostri interlocutori, a tutto vantaggio di quanto stiamo argomentando e della nostra credibilità come oratori.
